Segundo determina a legislação, as empresas devem arquivar todos os anos perante a Junta Comercial, dentro dos quatro meses subsequentes ao fim do seu exercício social, a ata de assembleia dos seus sócios para fins de aprovação das contas do administrador. Na oportunidade, também deve haver deliberação sobre a destinação do resultado alcançado pela empresa, isto é, se haverá a distribuição de lucros em favor dos seus sócios ou se, por exemplo, o lucro será destinado ao desenvolvimento das atividades constitutivas do objeto social.

Apesar dessa determinação legal, existem 291.858 empresas gaúchas que não promovem quaisquer movimentações perante a Junta Comercial há mais de 10 anos, não sendo viável identificar, dentre elas, quais estão efetivamente inativas e quais não têm promovido o registro de seus atos. Como forma de esclarecer a situação, a Junta Comercial concedeu a tais empresas o prazo de até o final do mês de abril de 2019 para a regularização do seu cadastro, sendo que, ao término do prazo, se permanecer inerte, a empresa terá o seu registro cancelado. Ato subsequente, deverão ser comunicadas as demais autoridades, como, por exemplo, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal e o INSS, para adoção das providências.

É importante advertir, por fim, que, com o cancelamento do registro, perder-se-á o direito ao nome comercial, de modo que os demais empresários poderão registrá-lo. Dessa forma, aquelas empresas que apenas não têm mantido em dia o registro de seus atos poderão sofrer graves consequências para o desenvolvimento de seus negócios. Recomenda-se, à vista disso, que aquelas empresas que podem se enquadrar nesse rol, busquem assessoria jurídica a fim de evitar maiores transtornos.